Adrian Cristea (senior associate Filip & Company), Adrian Zamfir (associate Filip & Company)
Primăvara vine să ne surprindă nu numai cu temperaturi nerezonabile, dar și cu noi norme în ceea ce privește fiscalitatea și reducerea evaziunii fiscale.
În concret: Sistemul RO E-Factura și aplicarea acestuia obligatorie în anumite domenii.
România începe să realizeze pași în acest sens, fiind unul din mai multe state UE care atacă această direcție, scopul fiind aplicarea pe întreg teritoriul UE a unui sistem de „e-Invoicing” (în cazul nostru, numit RO e-Factura) cu scopul reducerii deficitelor de TVA.
Ce este RO E-Factura?
Pe scurt, vorbim despre un sistem informatic administrat de către Ministerul Finanțelor Publice (în continuare „MFP”) care are ca scop mutarea facturii clasice în sistemul informatic numit RO E-Facturare, sistem care ar permite organelor fiscale verificarea în timp real a facturilor și datelor înscrise în acestea, dar și verificarea corectitudinii declarațiilor contribuabililor raportat la aceste facturi (în continuare „RO e-Factura” sau „Sistemul”).
Cadru legal
Următoarele acte normative reglementează RO E-Factura:
– O.U.G. nr. 120/2021 (cu modificările aduse de O.U.G. nr. 130/2021, în concret art. XXXVII);
– Ordinul ANAF nr. 12/2022;
– Ordinul ANAF nr. 1713/2021;
– Ordinul MFP nr. 1365/2021.
Cum trebuie să arate o factură electronică pentru a fi transmisă în RO e-Factura?
Aceste aspecte sunt clarificate de art. 4 alin. (1) și (2) din O.U.G. nr. 120/2021. În concret, factura trebuie să prezinte o structură care respectă:
– specificațiile tehnice şi de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice așa cum sunt prevăzute în standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel național;
– specificațiile tehnice şi de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice – RO_CIUS – şi regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național;
– conţinutul semantic aşa cum este descris în standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate în CEN/TS 16931-2, în conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j) din O.U.G nr. 120/2021, şi corelarea adecvată definită în subpartea aplicabilă a CEN/TS 16931-3.
De asemenea, factura trebuie să conțină mai multe elemente principale printre care: data; identificarea tipului de bunuri / produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate, defalcarea TVA, informații privind creditări și debitori și altele, enumerate pe larg în art. 4 alin. (2) din O.U.G. nr. 120/2021.
Pe lângă respectarea celor prezentate mai sus, art. 17 din O.U.G. nr. 120/2021 amintește și aplicarea conformă a art. 319 din Codul Fiscal.
Așadar, trebuie în continuare avut în vedere și acest text de lege, precum și normele metodologice de aplicare aferente.
Mecanismul de funcționare
Mecanismul de funcționare a RO e-Factura este următorul:
– Se emite factura electronică. Aceasta trebuie să prezinte structura și elementele principale amintite mai sus;
– Emitentul încarcă factura în Sistem;
– Dacă factura respectă structura prevăzută de lege atunci MFP va aplica semnătura sa electronică și o va trimite către destinatar (cel către care s-a emis factura);
– Dacă factura nu respectă structura respectivă atunci cel care a emis factura electronică va primi un mesaj cu erorile identificate. După corectarea erorilor, factura trebuie transmisă din nou în Sistem. Dacă totul este în regulă, se procedează cum am arătat mai sus: se va semna electronic de către MFP și va fi transmisă către destinatar.
Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura este disponibilă destinatarului pentru descărcare din Sistem.
Este obligatorie aplicarea RO e-Factura?
Actualmente, nu. Este opțiunea operatorului economic dacă dorește să aplice RO e-Factura atât în raporturile cu autoritățile (B2G), cât și în raporturile cu ceilalți operatori privați (B2B).
Cu toate acestea, prin art. XXXVII din O.U.G. nr. 130/2021 au fost instituite excepții în care Sistemul trebuie aplicat obligatoriu.
În concret, este vorba despre produsele cu risc fiscal ridicat comercializate în relaţia B2B.
Acestea sunt stabilite de Ordinul ANAF nr. 12 din 6 ianuarie 2022 și sunt următoarele: legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari și alte plante comestibile; băuturi alcoolice; construcțiile noi; produsele minerale (nisip, pietriș etc.); îmbrăcăminte și încălțăminte.
Pentru toate acestea produse RO e-Factura trebuie aplicat de cei vizați după cum urmează:
(i) De la 1 aprilie până la 30 iunie 2022 pot transmite facturile emise în RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în RO e-Factura;
(ii) De la 1 iulie 2022 există obligația de a se transmite facturi emise în RO e-Factura. La fel ca la punctul (i), nu contează dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați la rândul lor în RO E-Factura.
În ceea ce privește produsele minerale, codurile NC relevante pentru prezenta discuție sunt următoarele:
– Cod NC 2505 – Nisipuri naturale de orice fel, chiar colorate;
– Cod NC 2517 – Prundiș, pietriș, pietre concasate, din cele folosite în general ca agregate pentru betoane sau pietruirea drumurilor, pentru căile ferate sau alt balast, pietriș și silex, chiar tratate termic; macadam de zgură, de zgură metalurgică, de deșeuri industriale similare, care conține chiar materiale cuprinse în prima parte a poziției; macadam gudronat pentru șosele; granule, spărturi și praf din pietre de la pozițiile 2515 sau 2516, chiar tratate termic.
Așadar, dacă activați în zone economice ce privesc codurile NC amintite mai sus, va trebui să aplicați RO e-Factură obligatoriu începând cu 1 iulie 2022.
Cererea de agregate minerale ce se regăsește în sectorul de construcții (în creștere), dificultatea monitorizării întregii producții și a reconstituirii cantităților de materii prime încorporate în produsul finit, au determinat autoritățile să introducă obligativitatea folosirii RO e-Factură pentru a ușura trasabilitatea produselor și a combate evaziunea fiscală.
La fel este și cazul construcțiilor noi, unde regimul fiscal al construcțiilor noi (care cuprinde anumite derogări și specificități) necesită, conform autorităților, o monitorizare atentă care să reducă evaziunea fiscală.
O.U.G. nr. 120/2021 nu detaliază, cel puțin în forma actuală, care sunt sancțiunile neutilizării Sistemului, atunci când utilizarea acestuia este impusă de lege. Pe lângă potențialele consecințe penale determinate de scopul reglementării (combarerea evaziunii fiscale), o altă sancțiune ar putea fi reprezentată de faptul că facturile transmise prin Sistem nu vor putea fi opuse organelor fiscale de control, iar cheltuielile respective nu vor putea fi deductibile.
Este obligatorie aplicarea și în relațiile B2G?
Răspunsul scurt este că RO e-Factură nu este obligatoriu a se aplica în relațiile B2G nici în cazul produselor cu risc fiscal ridicat amintit mai sus.
Pentru a susține această concluzie avem în vedere că:
– Art. XXXVII din O.U.G. nr. 130/2021 derogă doar de la prevederile art. 10 – 12 din O.U.G. nr. 120/2021 (cele ce reglementează relațiile B2B), în timp ce art. 5 – 9 din O.U.G. nr. 120/2021 (cele ce reglementează relațiile B2G) nu sunt amintite;
– Ordinul ANAF nr. 12/2022 privind stabilirea produselor cu risc fiscal ridicat, comercializate în relația B2B amintește chiar în denumirea acestuia că sunt avute în vedere relațiile B2B, iar nu B2G;
– Are sens din perspectiva organelor fiscale ca verificarea să fie mult mai atentă în cadrul relațiilor B2B dat fiind că în relațiile B2G (achiziții publice) disciplina fiscală este mult mai strictă prin natura relației autoritate public – operator economic. Astfel, așteptarea rezonabilă este că riscul fiscal în relațiile B2G să fie mai redus, chiar dacă sunt avute în vedere aceleași produse. Se poate totuși deschide o discuție cu privire la oportunitatea / legalitatea unei aplicări diferențiate în acest sens.
Avantaje ale RO e-Factura
Pentru autorități principalul avantaj este scăderea evaziunii fiscale. Această măsură face parte dintr-un pachet mai larg aplicat în întreaga Uniune Europeană care are ca scop reducerea evaziunii în ceea ce privește TVA, unde România ocupă locul 1: un deficit de TVA de 35%.
Există însă avantaje și pentru operatorii economici cum ar fi:
(i) Mai puține controale și interacțiuni în ceea ce privește conformitatea declarațiilor fiscale dată fiind dezvoltarea mecanismului de verificare de la distanță și ușurința cu care se vor putea efectua verificările;
(ii) Reducerea costurilor: fără hârtie, fără costuri de stocare a respectivelor hârtii, fără taxe poștale în cazul în care comunicarea se făcea fizic, prin poștă și altele asemenea.
În cazul în care totuși societățile ce folosesc RO e-Facturare vor fi supuse unor inspecții, documentele care atestă cantitățile utilizate / preconizate / comercializate (devize, dispoziții de șantier, lucrări suplimentare necesare etc.) ar trebui să poată fi corelate rapid și eficient de către inspectori cu datele electronice transmise.
Astfel, inspecția respectivă ar trebui să aibă mai puține posibile erori umane în dezavantajul operatorului economic.
Nu în ultimul rând, acest sistem va obliga la o disciplină contractuală crescută.
Dezavantaje ale RO e-Factura
Sunt mai multe aspecte care pot duce la blocaje. În primul rând, se adaugă birocrație relațiilor contractuale între părți.
În al doilea rând, va fi necesară pregătirea angajaților care vor trebui să gestioneze această birocrație. Efectul este ușor estompat de perioada de opționalitate 1 aprilie – 30 iunie 2022 care ar trebui să permită operatorilor economici o perioadă de adaptare la introducerea acestui pas în procesele interne.
De asemenea, există posibilitatea să apară întârzieri din cauza prevederii conform căreia factura va fi mai întâi transmisă în RO e-Factura, verificată de MFP și, doar dacă îndeplinește structura impusă, va fi semnată electronic de MFP și transmisă de îndată către destinatar.
În lipsă de termene clare, timpii de verificare a facturilor transmise în sistemul RO e-Facturare pot fi ridicați și pot îngreuna relațiile economice.
Totuși, acest proces ar trebui să poată fi supus digitalizării / automatizării, astfel încât facturile să poate fi verificate rapid.
Peste acest aspect se adaugă și posibilitatea ca odată verificată, factura să fie calificată ca fiind neconformă și să fie transmisă înapoi pentru corectare.
Nu este clar deocamdată dacă această verificare se face de către un sistem de inteligență artificială sau de către o persoană fizică.
Amintim că destinatarul nu primește factura până când aceasta nu este verificată și confirmată ca fiind în regulă de către Ministerul Finanțelor Publice și că factura se consideră comunicată nu când emitentul o transmite în Sistem, ci când destinatarului îi apare ca fiind disponibilă pentru descărcare.
Așadar, este posibil să existe întârzieri semnificative între momentul transmiterii facturii către Sistem și comunicarea acesteia către destinatar.
Există bineînțeles și varianta în care totul va merge conform celor planificate și, dimpotrivă, va exista o economisire de timp în ceea ce privește relația de facturare între operatorii economici.
Următoarele luni vor clarifica în concret cât de eficientă va fi aplicarea RO e-Factura.