Caracterul tehnic pronunțat, materialul probatoriu vast, problematica specifică și diversă transformă arbitrajele născute în legătură cu proiecte din domeniul construcțiilor în dispute deosebit de complexe, îndelungate și costisitoare.
În acest context, o preocupare centrală a părților și reprezentanților acestora este gestionarea eficientă și minimizarea duratei și costurilor procedurilor arbitrale, în ultimii ani cristalizându-se în practică multiple demersuri și tehnici utile. De asemenea, majoritatea instituțiilor arbitrale recomandă multiple metode de administrare a disputelor de natură a contribui la desfășurarea lină a procedurilor arbitrale și la economia costurilor aferente acestora.
Redactarea clauzei arbitrale și etapa desfășurării contractului
Pentru limitarea costurilor urmând a fi angrenate în cadrul procedurilor arbitrale, este recomandabil ca părțile să acorde atenție sporită prevederilor clauzei arbitrale încă din etapa negocierii și încheierii contractului din perspectiva verificării specificării clare a elementelor agreate de părți (e.g. regulile arbitrale aplicabile, sediul sau limba arbitrajului, etc), precum și a evitării elementelor ambigue sau contradictorii. Orice potențiale neclarități ce vizează întinderea, efectele sau validitatea clauzei arbitrale poartă riscul de a conduce ulterior la prelungirea duratei procedurilor arbitrale și creșterea costurilor aferente acestora
Constituirea Tribunalului Arbitral
Constituirea Tribunalului Arbitral reprezintă o etapă esențială în cadrul procedurilor arbitrale, permițând părților să desemneze arbitri cu experiență, specializați în domeniul în legătură cu care a izvorât disputa și cu abilități dezvoltate de administrare eficientă a cauzelor.
În funcție de prevederile clauzei arbitrale și ale regulilor instituționale aplicabile, atenție ar trebui acordată de asemenea și numărului de arbitri. În dispute cu valoare și/sau complexitate redusă desemnarea unui arbitru unic poate contribui la limitarea semnificativă a costurilor.
De asemenea, punerea în discuție încă din faza incipientă a procedurilor arbitrale de către părți a necesității gestionării eficiente a duratei și costurilor arbitrale și dezbaterile dintre acestea și Tribunalul Arbitral pe marginea măsurilor de administrare a cauzei (inclusiv din perspectiva oportunității recurgerii la metodele de administrare a disputelor recomandate de instituțiile arbitrale), calendarului procedural sau alte elemente vizând desfășurarea arbitrajului sunt utile în stabilirea unor reguli procedurale adaptate disputei și contribuie la evitarea efectuării unor costuri inutile.
Bifurcarea procedurii
În funcție de circumstanțele specifice disputei, în anumite cazuri bifurcarea procedurii poate contribui la reducerea substanțială a duratei arbitrajului și evitarea angrenării de către părți a unor costuri suplimentare, prin dezbaterea și soluționarea în etape succesive a unor chestiuni în dispută / capete de cerere (e.g. examinarea aspectelor vizând determinarea răspunderii contractuale anterior stabilirii cuantumului pretențiilor, soluționarea prealabilă a unor potențiale excepții vizând competența Tribunalului Arbitral, etc).
Administrarea materialului probatoriu
Amploarea documentelor contractuale și tehnice, precum și documentele contemporane dispute schimbate între părți ce caracterizează adesea arbitrajele în domeniul construcțiilor pot amplifica substanțial costurile aferente procedurilor.
În acest sens, este utilă și recomandabilă stabilirea unei maniere adecvate și eficiente cu privire la depunerea documentelor din perspectiva evitării duplicării și facilitării transmiterii și accesării electronică a documentelor. În mod similar, impunerea unui termen limită până la care se pot depune documente, cu excepția unor circumstanțe excepționale aprobate de către tribunal, contribuie la buna desfășurarea a arbitrajului.
În mod similar, pentru a gestiona eficient procedurile arbitrale, atenție trebuie acordată și rolului și activității experților tehnici prin impunerea unor termene limitative pentru depunerea rapoartelor de expertiză, cu scopul de a nu prelungi în mod costisitor arbitrajul, stabilirea unor obiective clare și limitative, precum și implementarea unor alte măsuri de natură a fluidiza procedurile (e.g. pregătirea unor poziții comune de către experții desemnați de fiecare parte, confruntarea experților, etc).