Pentru a accesa rapid documentele create in cadrul unei institutii sau companii aveti nevoie ca acestea sa fie arhivate electronic.
Digitizarea și indexarea documentelor asigură:
- reducerea timpului consumat pentru căutarea actelor
- eliminarea cheltuielilor privind hârtia și spațiul utilizat;
- rezolvarea operativă a cererilor clienților privind documentele aflate în gestiunea noastră;
- protecția depline a informațiilor prin semnăturile electronice și marcarea temporală a documentelor.
Procesul de digitizare a documentelor are ca etapă componentă prelucrarea fizică a acestora, fiind urmată de scanarea lor. Indexarea fișierelor și stocarea lor pe un suport de memorie încheie procesul de arhivare electronică. Pentru a face posibilă o regăsire eficientă și în timp util a informațiilor, în cadrul fiecărui proiect, creatorul de documente este cel care decide împreună cu specialiștii noștri structura de indecși.
Obiectivul principal vizat într-o arhivă electronică este regăsirea rapidă a documentelor de către creator sau administratorul arhivei.
În procesul de arhivare electronică documentele parcurg etape similare cu arhivarea fizică:
- Pregătirea documentelor
Activitatea de pregătire a documentelor face posibilă introducerea lor în echipamentele profesionale de scanare. Acest pas este similar ordonării documentelor și constituirii dosarelor, operațiuni efectuate în cadrul arhivării fizice.
Păstrate în bibliorafturi, mape sau alte mijloace de protecție, documentele vor fi ordonate conform unor proceduri metodologice stabilite împreună cu beneficiarul. După gruparea lor, poate fi început procesul de scanare.
* Scanarea documentelor
Specialiștii noștri vor face conversia documentelor din format fizic în format digital. Documentele sunt salvate ca fișiere multipage cu extensiile: *.tiff, *.pdf, *.djvu, compatibile cu software-ul de gestiune.
Avem în dotare echipamente profesionale care pot scana materiale specifice din biblioteci și arhive, cum ar fi cărțile, dosarele, registrele, opisele și documente de format până la A0. În consecință, documentele atipice de dimensiuni mari, legate sau lipite, vor fi scanate cu mare acuratețe fără a fi deteriorate.
- Indexarea și arhivarea electronică
Prin stabilirea în prealabil a unei structuri de indecși, documentele în format digital vor fi indexate și organizate structural conform cerințelor clientului.
Avizarea prin semnătură electronică sporește nivelul de securizare și asigurarea informațiilor conținute de documente.
Astfel, documentele dumneavoastră se transformă într-o arhivă electronică, pregătite pentru a fi utilizate ori de câte ori aveți nevoie în activitatea pe care o desfășurați.
Arhivarea electronică este gestionată printr-un soft specializat recunoscut la nivel european: ELO Digital. Parteneriatul cu ELO Digital reprezintă soluția cea mai eficientă prin care asigurăm crearea și gestionarea documentelor.
Pentru proiectele atipice am dezvoltat propriile soluții software de gestiune și arhivare electronică. Indiferent de complexitatea acestora, găsim soluții hardware și software personalizate pentru desfășurarea proceselor de digitizare.
Stefadina: Calitate certificată a lucrărilor !
Calitatea lucrărilor și managementul arhivistic sunt confirmate de către Arhivele Naționale ale României, instituție abilitată să administreze Fondul Arhivistic Național și să elibereze autorizațiile de funcționare pentru prestarea serviciilor arhivistice.
Pentru calitatea serviciilor manageriale au fost implementate si sunt certificate următoarele sisteme de management: SR ISO 27001:2013 al Securităţii Informaţiei, SR EN ISO 9001:2008 – Sistem de Management al Calității, ISO/IEC 20000 – 1:2011 – Arhivare fizică și electronică; – SR EN ISO14001:2005 – Sistem de Management de Mediu, – SR OHSAS 18001:2008 – Sistem de Management al Sănătăţii şi Securităţii Ocupaţionale.
Portofoliul impresionant de clienți
Institutii publice: Administraţia Prezidenţială; Banca Națională a României; Agenţia Domeniilor Statului (Sector 1, Sector 6); Casa Naţională de Pensii Publice Bucureşti; Ministerul Finanțelor Publice; Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – POS DRU; Primăria Sector 1, 2, 4, 5, 6; etc
Instituții private: Blue Air S.A. PORR Construct S.R.L. Bayer S.R.L. Boehringer Ingelheim Pharma GMBH, Romtelecom S.A., General Turbo S.A., Allianz Pensii Private S.A., Unicomp S.A. etc
www.stefadina.ro