În implementarea contractelor de servicii, ANAP a constatat o practică a autorităților contractante de a nu justifica sau de a justifica superficial valoarea estimată a serviciilor respective în cadrul strategiei de contractare care însoțește documentația de atribuire. Ca urmare, a elaborat o îndrumare privind modul adecvat de justificare a valorii estimate în cadrul strategiei de contractare pentru un contract de servicii de tip “sumă forfetară” (plata pe livrabile), cunoscut în terminologia internațională sub termenul de contract de tip ”lumpsum”.
Un aspect primordial în cadrul unui proces de achiziție publică este estimarea valorii acesteia.
Fără o estimare a valorii serviciilor realizată în mod profesionist și diligent, o autoritate contractantă (AC) nu poate anticipa dacă fondurile alocate vor fi suficiente pentru finalizarea în bune condiții a inițiativei sale.
Estimarea deficitară generează riscuri atât în ceea ce privește contractarea, cât și implementarea inițiativei sale (dar poate avea efecte nefaste și asupra sustenabilității în timp a rezultatelor inițiativei când calitatea serviciilor are de suferit pentru că au fost achiziționate la prețuri neadecvate).
Astfel, este important să se rețină cele două noțiuni distincte pe care AC trebuie să le aibă in vedere atunci când estimează valoarea unei achiziții, și anume:
* Valoarea estimată a contractului
* Valoarea estimată a achiziției (care include atât valoarea estimată a contractului, cât
și orice alte sume suplimentare luate în considerare de AC pentru a finaliza în bune
condiții contractul).
Drept urmare, AC va justifica și va calcula valoarea estimată în raport cu necesitatea și obiectul achiziției, neexistând o legătură directă între modul de estimare a achiziției și modul de plată stabilit ulterior în cadrul contractului.
Peste 11 mii mp spatii logistice, investitie a unui cunoscut dezvoltator
Diferența dintre contractul de servicii de tip “sumă forfetară/lumpsum” și contractul de servicii de tip “plata pe bază de pontaje/fee-based”
Contractele de tip “sumă forfetară” sunt folosite în cadrul proiectelor pentru care livrabilele pot fi clar stabilite și programate. Plățile sunt legate de rezultatele din cadrul proiectului precum rapoarte, studii, documentații de atribuire sau programe software. Serviciile prestate vor fi plătite doar în baza livrării acelor rezultate, AC având posibilitatea de a accepta sau nu livrabilele predate în baza conformității lor cu prevederile Caietului de Sarcini și ale Contractului.
Important de reținut este faptul că pontajele aferente experților sau documentele aferente cheltuielilor necesare îndeplinirii obiectului contractului nu se solicită de către AC ca justificare pentru procesarea plăților pentru simplul motiv că aceasta plătește doar sume fixe per livrabile, indiferent de consumul de resurse al prestatorului.
Spre deosebire de contractele de tip “sumă forfetară”, contractele cu plăți pe bază de pontaje (tip fee-based) sunt potrivite pentru acele servicii, cum ar fi serviciile de supervizare, training on-the-job sau asistență juridică, în cadrul cărora AC are nevoie de prezența experților și poate valida în mod informat consumul de timp al acestora. Plățile pe bază de pontaje sau onorarii nu sunt potrivite pentru contracte cu livrabile clare, determinabile (de exemplu studii, caiete de sarcini, proiecte tehnice, strategii, evaluări).
Pentru ambele tipuri de contracte, ANAP recomandă ca AC să estimeze valoarea unui proiect de servicii intelectuale ținând cont de efortul necesar, respectiv resursele principale alocate și durata implicării acestora, inclusiv, acolo unde este cazul, resursele necesare colectării de date din teren (călătorii și diurnele aferente), precum și echipamentele necesare a fi folosite în cadrul proiectului.
În mod specific, în cazul contractelor de tip ”suma forfetară”:
* AC nu va include în formularul de propunere financiară din documentația de atribuire un anumit număr de zile de consultanță per tip de expert (ofertantul poate consuma mai multe sau mai puține astfel de resurse în funcție de organizarea proprie a serviciilor respective). În același timp autoritatea va include în documentația de atribuire categoriile și profilul experților considerați relevanți (cerințe minime), dar totodata va oferi posibilitatea ca fiecare ofertant să poată avea o abordare diferită sau
inovativă în ceea ce privește implicarea altor tipuri de experți a căror contribuție este legitim să îi poată fi recunoscută în prețul serviciilor sale.
* AC va solicita ofertanților să introducă în formularul de propunere financiară numărul de zile de consultanță propus per tip de expert precum și categoriile și profilul experților propuși.
* AC nu va condiționa aprobarea și implicit plata livrabilelor de prezentarea pontajelor experților.
Astfel, autoritatea contractantă va justifica și va calcula valoarea estimată a unei achiziții în raport cu necesitatea și obiectul achiziției, neexistând o legătură directă între modul de estimare a valorii achiziției și modul de plată stabilit ulterior în cadrul contractului, aceasta alegându-se doar în funcție de următorii factori:
* gradul de maturitate a proiectului și existența informațiilor care dau posibilitatea AC să aplice o metodă de estimare sau alta;
* existența unor constrângeri bugetare sau de altă natură (cum ar fi riscuri ale proiectului);
* gradul de complexitate a serviciilor care urmează a fi realizate.
Descărcați aici Avantajele, dezavantajele și tipurile de contracte pentru care fiecare metoda de evaluare este recomandată
Citiți revista ARENA Construcțiilor nr. 8/ noiembrie-decembrie 2021
