Este o provocare pentru orice manager să primească în timp util documente aflate în arhiva instituției sale. Accesul rapid este o problemă de actualitate în contextul în care fluxul și volumul de documente create se modifică în mod constant. În acest caz, externalizarea arhivei devine cea mai bună soluție pentru a fi sigur că nimic nu se pierde și pentru a reduce timpul de căutare și manevrare a documentelor.
Stefadina Comserv vine în sprijinul dumneavoastră cu soluții viabile de management al documentelor, asigurând totodată atât depozitarea documentelor în siguranță, cât și accesarea promptă a acestora.
Depozitele noastre, modern amenajate, sunt gestionate de personal specializat în identificarea şi punerea la dispoziţie a documentelor solicitate, în condiţii de maximă siguranţă, conform legislaţiei în vigoare.
Depozitarea documentelor
Depozitele Stefadina asigură permanent toate condiţiile de păstrare şi conservare a documentelor având în dotare:
- sistem de pază şi acces pe baza cartelelor magnetice;
- sistem antiefracţie;
- senzori de mişcare şi fum;
- sistem de supraveghere video cu înregistrare permanentă;
- staţie automată de monitorizare Metrilog (cu transmisie GSM) pentru măsurarea temperaturii şi umidităţii.
Paleta serviciilor oferite de Stefadina cuprinde și activități de amenajare a depozitelor de arhivă și mutarea/relocarea arhivei. În acest sens, Stefadina elaborează un întreg plan de amenajare și relocare a arhivei ținând cont atât de cadrul legislativ în vigoare privind depozitarea, cât și de necesitățile beneficiarului.
Pentru siguranță dispunem de mijloace de transport dotate cu echipamente tehnice pentru monitorizarea permanentă prin GPS şi staţii de emisie-recepţie, iar pe întreaga durată a transportului, documentele sunt asigurate în cutii, containere metalice ori saci confecţionaţi din material texturat.
Gestionarea documentelor
Pentru gestionarea eficientă a documentelor în depozitele sale, Stefadina deține personal calificat în sistematizarea fondurilor arhivistice şi întocmirea instrumentelor de evidenţă necesare gestiunii curente (procese verbale de predare- primire, ghid de depozit, ghiduri de raft, registre de depozit şi de evidenţă curentă).
Odată intrate în depozite, documentele solicitate de beneficiar pot fi puse la dispoziţia acestuia, fizic sau virtual, în timp util şi deplină legalitate.
Preluarea documentelor și transportul arhivei se realizează în concordanţă cu prevederile legale în vigoare. Dacă este necesar, experţii noștri vă pot consilia în domeniul folosirii informaţiilor, inclusiv la sediul dumneavoastră.
Curierat
Documentele solicitate fizic de către beneficiar pentru consultare, sunt transportate în mod operativ la sediul acestuia cu mijloacele companiei.
Predarea se realizează în conformitate cu prevederile legale privind predarea – primirea documentelor. Parcul auto propriu ne ajută ca livrările să fie realizate în maxim 48 de ore de la primirea solicitării în condiții de maximă siguranţă și confidențialitate.
Organizarea temeinică, personalul specializat și mijloacele tehnice de care dispune Stefadina au condus la conturarea unui protofoliu impresionant de clienți. Calitatea serviciilor pe care le oferim este principalul argument care ne garantează respectul clienților noștri pe termen lung.
www.stefadina.ro