Evidenţa documentelor, folosirea informațiilor și protecția datelor sunt extrem de importante pentru companiile de dezvoltări imobiliare, precum și pentru antreprenorii care lucrează în proiecte finanțate din fonduri europene sau bugetare.
Managementul documentelor de arhivă reprezintă o provocare pentru fiecare companie. Arhivarea fizică constă în prelucrarea documentelor și întocmirea instrumentelor de evidență în vederea gestionării şi folosirii eficiente a acestora.
Stefadina SRL dispune de spaţii special amenajate pentru prelucrarea arhivei, în condiţii de maximă siguranţă şi confidenţialitate.
Principalele etape ale arhivării fizice pe care Stefadina le efectueză în temeiul prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 şi ale Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de Arhivele Naţionale sunt:
Întocmirea Nomenclatorului Arhivistic
Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru în baza căruia se realizează gruparea documentelor și constituirea dosarelor. Fără nomenclator nu poate fi concepută o arhivă bine organizată, fapt ce justifică obligativitatea, prin lege, a întocmirii și aplicării lui. Specialișțtii Stefadina colaborează cu personalul dumneavoastră pentru realizarea acestui instrument de lucru, care defineşte documentele, le stabilește valoarea și termenele de păstrare.
Fondarea
În cazul în care nu aveți arhivele compactate, ci în fragmente sau documente foi volante, specialiştii Stefadina vor stabili apartenenţa acestora şi vor delimita arhivele.
Fondarea sau definirea apartenenţei documentelor la fond reprezintă operaţiunea prin care se stabileşte cărui fond arhivistic aparţin documentele create şi deţinute de-a lungul timpului de către comnpania dumneavoastră.
Ordonarea documentelor
Operaţiunea de ordonare a arhivei se realizează pe baza nomenclatorului arhivistic, prin gruparea materialului documentar conform schemei organizatorice a companiei şi termenelor de păstrare a documentelor.
Constituirea unităţilor arhivistice (dosarelor)
Odată grupate în ordine cronologică, pe probleme şi termene de păstrare, conform nomenclatorului arhivistic, documentele se pot constitui în unităţi arhivistice (dosare). În procesul de prelucrare arhivistică sunt eliminate din interiorul dosarelor filele albe, ciornele, obiectele metalice (agrafe, clame, ace).
Unităţile arhivistice astfel pregătite vor fi legate în coperţi de carton, urmând ca fiecare dosar să nu depăşească numărul de file prevăzut de Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de Arhivele Naţionale.
La finalul acestei operaţiuni, fiecare dosar va avea trecute pe copertă elementele de identificare (cota, anul, indicativul din nomenclator, numărul filelor, etc.).
Inventarierea documentelor
În temeiul experienţei acumulate de-a lungul anilor şi perfecţionării pregătirii lor, specialiştii companiei Stefadina sunt în măsură să execute în condiţii optime cea mai importantă operaţiune arhivistică: inventarierea documentelor.
Procesul de inventariere se face prin înregistrarea tuturor unităţilor arhivistice (dosare, registre, condici, planuri, hărţi, fotografii, etc.) constituite la nivelul unei societăţi, acţiune materializată prin elaborarea instrumentelor de evidenţă – inventarele arhivistice. Inventarele rezultate pot fi puse la dispoziţia beneficiarului atât pe suport de hârtie, cât şi în format electronic.
Selecţionarea documentelor
Este dificil să stabiliți valorea practică a documentelor din arhiva dumneavoastră?
Specialiştii Stefadina vă acordă sprijinul necesar pentru evaluarea materialului documentar în vederea păstrării a ceea ce este valoros și eliminării, prin selecționare, a documentelor ce nu vă mai sunt utile în activitate și au termenele de păstrare expirate.
Eliminarea documentelor se face numai cu aprobarea Comisiei de selecţionare din cadrul societăţii creatoare şi cu avizul Arhivelor Naţionale.
tel:021.252.28.80